鄉鎮公文：公文寫作知識疑點解答（2）
5、對下級的“請示”進行批復時，有時上級用“批復”，而有時又用“函”，這是為什么?
【解答】 對下級機關的“請示”，由上級機關進行批復時必須使用“批復”，但當這種批復是由上級機關的辦公廳(室)代行時，由于它們之間屬于平級關系，故用“函”代行“批復”來進行批復。這就是人們通常所說的“函代批復”。因為從公文外形上看它是一份“函”，而實質上是一份千真萬確的“批復”。
6、把“函”說成是惟一的平行文，對嗎?“意見”不也可以平行嗎?
【解答】 就“函”的本質來講，在黨政兩大公文法規中所規定的主要文種中，它是惟一的一個平行文。雖然“意見”也可平行，但它還可用于上行或下行，屬于中性行文。
7、下級與上級相互答復詢問應用什么文種?
【解答】 下級答復上級的詢問應用“報告”，上級答復下級的詢問應用“函”。
8、用“通知”轉發上級的“通知”，如何解決標題中幾個“通知”重復出現的問題?
如《××縣人民政府轉發××市人民政府轉發××省人民政府關于×××(事由)的通知的通知的通知》這個標題，可否省略其中的兩個“通知”?
【解答】 為了防止重疊和繁瑣，按照慣例，可以省略中間層次(市政府)和自己所使用的兩個“通知”，只保留文件發源處的一個文種“通知”。這樣，即可將標題變成《××縣人民政府轉發××省人民政府關于×××(事由)的通知》。為了彌補如此變通后可能出現的遺憾，應把被刪節的中間層次寫進公文的開頭，如：“近接市人民政府以×政發〔2004〕6號發來省人民政府關于×××(事由)的通知，現轉發給你們，……。”
9、市教委向市財政局申請核準追加學校校舍修繕費用，其申請與答復為什么不能使用 “請示”與“批復”?
【解答】 “請示”與“批復”這兩個文種之間體現了一種上下級關系。而市教委與市財政局屬于平級，在各自的職權范圍內，相互辦理和答復審批事項，根據新《辦法》第九條第(十二)項的規定，應當使用“函”(即申請函)與“復函”(即答復函)。如果市教委向市政府或市教委申請批準或答復審批事項，即可分別使用“請示”與“批復”。
10、不相隸屬的機關之間請求批準和答復審批事項應選用何文種?
省屬某鹽業集團公司向所在地的市土地規劃局申請劃撥土地擴建鹽業職工醫院，開始寫的是《關于擴建職工醫院所需用地的函》，結果被對方退回，要求改換“請示”方能辦理審批事宜，該土地局這種作法對不對?
【解答】 不對。這種情形目前相當普遍，究其原因，有的是出于對公文處理的知識不甚了解，更多的是因為受文單位手握一定的審批大權，于是就自覺不自覺地把自己放在了不適當的位置上，故在行文時提出一些無理要求。解決這些問題的辦法，只能靠宣傳學習，增強有關方面對公文知識的了解，自覺地按新《辦法》的要求辦事。鹽業集團本是省屬國有大型企業，與所在地的市土地規劃局之間相互無隸屬關系，根據《條例》第七條第(十三)項及新《辦法》第九條的規定，不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項應當用“函”。所以此例中市土地規劃局要求申請者用“請示”行文是不妥當的。
